De zorgverlener stuurt op verzoek van de patiënt/gebruiker een (gedeeltelijke) kopie van het medisch dossier digitaal vanuit het zorginformatiesysteem naar de PGO. Zodra de patiënt/gebruiker de data in de PGO heeft ontvangen, is het onderdeel van zijn/haar persoonlijk dossier. Zorgverleners zijn niet verantwoordelijk voor dat persoonlijke dossier. De PGO-leverancier beheert deze in opdracht van de PGO-gebruiker.